很多人看到這個問題會覺得奇怪，不就是採購部門嗎？其實未必喔。很多組織（例如說基金會、小型企業）可能規模不大，所以並沒有專責的採購部門；又或者是，公司會依採購項目的性質，由不同單位去採購，例如說總務類的由總務部門採購，IT設備由資訊部門採購；又或者是，採購部對於要採買的東西懂太少了，所以由最懂的部門去採購，例如說模具由模具師傅採購。
那以上說的這些方式，有所謂的對錯，或者是業界最佳實務嗎？就讓我們來帶您了解一下吧！
下訂單以外還要做什麼？
要買東西當然不是就跟對方說我要買幾個而已，前後都有許多事情要做。
最基本的，是要先詢比議價跟挑選供應商。
這倒很好理解，想像我們（個人）今天如果想買支手機，一定會去比較多支手機的功能，是否符合我們的需求，我可能比較在意面板是否夠大、拍照畫素是否夠高，並把不符合需求的手機剔除，接著比較各手機的價格，甚至同支手機，不同通路的價格也會不一樣，比較完之後，才會決定跟誰買手機。但我們也可能根據過往的經驗，就知道跟誰買是最便宜的，即使價格上不是最便宜，產品的品質、到貨速度或者是售後服務也一定是相對較佳，所以可能直接跳過詢比議價的程序，直接找那個廠商購買。
判斷需求的過程，就好比是採購單位收到請購單位的需求，他要先判斷需求是否足夠明確，今天業務單位不能只說：「我要買張桌子」，他要說：「我要買張開會用的圓桌，可以坐得下6個人，不用有抽屜，直徑要在150公分以上」，需求夠明確，採購部門才不會買錯東西。
比價的過程，就好比是公司的詢比議價，但公司在「議價」上會需要做得比較徹底，個人可能因為面子問題不會去議價（或所謂殺價），但是公司採購金額往往都不小，有沒有省下來對於公司可能事關重大，所以採購需要掌握談判的技巧，跟對方議價，尋求對公司最好的價格。這時候，一定要引用經營之神王永慶的那句話：
你賺的一塊錢不是你的一塊錢，你存的一塊錢才是你的一塊錢。
而也有可能，公司有建立所謂的「供應商名單」，將我們認為價格、品質、服務等條件優良的廠商，列入供應商名單，以後優先跟他們購買，這個做法有幾個優點，第一，避免跟不良的供應商交易，影響採購品項的品質，第二，減少頻繁的詢比議價，避免時間的浪費。
下單後，則需要跟單確保採購品項有即時到貨
採購單下了不是就沒事了，採購單位還應該跟催廠商的到貨進度，這為什麼重要？
存貨沒到，不能投入生產或不能賣，可能影響的是我們自己訂單的交期，而延誤交期，很可能就是少掉一個客戶，或者是被客戶記上重重的一筆缺失，而這些失誤都很有可能是無法彌補的錯誤。
設備沒到，也可能影響到相關生產的計畫。
所以，針對重要的採購項目、或者是延誤到貨可能性較高的廠商應該進行跟催，避免其延誤到貨。
為什麼一般公司都有採購部門？
其實根據上面所講的這許多工作，你也大概可以想像會有需要採購部門，畢竟事情太多太雜，給各個部門做的話，很有可能都做不好。用更完整的角度來說明的話，一般公司都有採購部門的原因大致有以下幾點：
1、集中採購降低成本
買2台筆電、10台筆電、100台筆電的價格有可能都是不同的，廠商可能因為數量多而給予更多的折扣，而關鍵就在於「數量多」，今天如果各部門都分別去採購，就沒有談判上的優勢，所以如果由採購部門統一採購，就可以因為量大而談到優惠的價格，常見的統一採購項目包含辦公室文具用品、生財器具(像是電腦、桌椅)等。
若做得更徹底，甚至可以以集團的角度來集中採購，將各公司的需求統一由某個公司跟供應商議價，議完價之後，再由各個公司去向供應商採購，剛剛提到的文具用品、生財器具，甚至是各公司的原物料、機器設備，都可以用集中採購的方式降低成本。
2、培養採購人員的能力
剛剛有談到，採購這件事情並不單純，他要求的能力雖然不是學校在教的，但並不代表他不重要，甚至他更為重要。
跟廠商議價的能力、說服廠商優先供貨、維護供應商的關係、談到更好的付款條件、如何有效的跟催廠商交貨進度等等，這些都是採購人員的軟實力！但是要怎麼培養？就是要不停的做，常常跟供應商開會、常常打電話給供應商，才能在這些日常作業中逐步累積出這些軟實力，如果各部門各自去採購，承辦人員說不定每次都不一樣，又要怎麼期待他們具備這樣的能力呢？
3、降低舞弊的風險
講到舞弊，大家一定想到很多採購收受回扣的案例。以下筆者隨意搜尋的結果：「台大國際產學聯盟爆弊案 助理收回扣被約談」、「彰化南投醫院採購收回扣 2醫師6業者被起訴」、「竹科大廠高階處長收回扣 收2060萬倒吐3802萬再揹背信罪」等等，不一而足。
採購收受回扣的舞弊是很難防範的，只要跟廠商套好招，就可能賺到自己辛苦一輩子賺不到的錢，誰不想要？(A)只有採購部門的人可以採購，(B)所有部門的人都有機會去採購，一定是後者(B)舞弊的機率較高而且更難管理，所以統一由採購部門的人採購，可以降低舞弊的風險。
跳脫框架思考：將供應商管理與下訂單拆開
接下來，讓我們來跳脫框架思考一下，原本說詢比議價、供應商管理、採購、採購跟催都是採購部門來負責，那能不能將這個工作拆開來，由不同部門負責呢？
採購部門，統一處理採購品項的詢比議價及供應商管理，接著把合格的供應商列入供應商名冊中，之後再由各單位自己向供應商叫貨。也就是說，將詢比議價、供應商管理交由採購部門負責，採購、採購跟催則交由各單位自行負責。
這樣做，可以兼顧集中採購的效益，以及各單位自行採購的好處。
各單位自己採購，可以避免買錯貨、比較好的掌握貨物到貨的狀況，以及減少與採購部門之間的溝通（請購單位每次要買東西只是單位主管核准，就可以直接叫貨了），相較於採購部門負責採購，某些層面來說比較有效率。
但這樣做絕對是好嗎？有 2 點恐怕得斟酌一下：
1、供應商資料對於某些公司是機密
有些公司的供應商是他的競爭關鍵，並不適合公開給各部門人員得知，如果有員工有心竊取供應商資料，轉賣給競爭者，或者是自己開公司競爭怎麼辦？所以要審慎評估供應商資料是不是個很重要的Know-how。
2、有第二、第三供應商時，仍有收受回扣的可能
如果同一個採購品項，有超過 1 家的合格廠商，也有可能讓各單位的承辦人員收受廠商回扣，並向特定廠商採購。
採購核准後，交還請購單位去採購？
這也是很常看到的採購形式，有需求時由請購單位先填寫請購單，接著可能有兩種做法，第一種是由請購單位先詢比議價，並附上報價單給採購單位，或者第二種，採購單位依照需求去詢比議價。
但不管怎樣，都應由採購單位決定供應商及價格。
接著，採購單位會在單據上註記意見，將表單交還給請購單位，由請購單位向廠商叫貨。
這也是把供應商管理的權力放在採購單位，跟前面介紹的方式有點類似，只是一樣有供應商資料被員工得知的問題。
所以回到標題，誰應該下採購單給供應商？最佳實務是什麼？大家看到這裡心裡應該有個答案了吧？
