在幫客戶建置內控制度的時候，客戶常常問我：「我們的會計跟出納是同一人，會怎樣嗎？」、「為什麼大家都說會計跟出納不能同一人？」
為什麼不行？為什麼可以？讓我們為您解答。
職能分工
設計內部控制時，有個很重要的原則是「職能分工」。簡單來說，就是不能讓同一個人自始至終處理一筆交易，即同一個人不能同時擁有核准交易、記錄交易及保管資產的職能。適當的職能分工包括保管人員及記錄人員應分開（管錢的人不管帳）、核准人員及保管人員應分開。常見的人力配置有：主管負責核准交易；會計負責切傳票記錄交易；出納負責付款收款保管資產。
想像一下，當出納在付錢前，主管檢查交易資訊無誤後核准交易，會計確認付款金額無誤後編製傳票記錄交易，錢匯錯的機率是不是會比出納直接把錢付出去還低？這就是職能分工能做到的好處，某員工的工作自動檢查另一員工的工作，可以達到互相覆核的效益。
為什麼會計跟出納不能是同一個人？
「我們公司規模很小、人力吃緊，會計跟出納性質很像，同一個人兼任就好。」、「雖然我們公司的會計跟出納是同一個人，可是他在我們公司做很久了，我們都很相信他，他不會亂來的。」
真的…嗎？
這些新聞標題，大家一定都不陌生。但為什麼他們可以輕輕鬆鬆就把錢領走？
想像一下，某日美女會計經過愛馬仕櫃位時，看到架上出了新款包，想像著走在路上眾人羨慕的眼光，又想到公司最近好像有一筆款項要付給供應商，心想如果可以把這筆錢拿來買新款包就好了，於是美女會計直接將款項匯給自己，又切了一張傳票把帳上的應付款項沖掉，營造出該筆錢是拿來支付該款項的假象。
發現問題了嗎？美女會計付錢前（職能：保管資產），如果有主管先覆核匯款資訊（職能：核准交易），發現供應商名稱跟匯款對象不一樣時，就能及時阻止這筆交易的進行；如果另一名員工編製傳票核對匯款資訊時（職能：記錄交易），發現帳上的供應商名稱怎麼會跟付款的對象不一樣時，便能及時舉報。該名美女會計就是因為同時擁有核准交易、記錄交易及保管資產的職能，不需要經過誰的核准就可以把錢領出來，再用各種假名目沖帳，讓人難以即時發現。
當內控沒辦法職能分工的時候，就有可能讓公司的資產處於被掏空的風險中。
為什麼會計跟出納可以是同一個人？
其實有很多中小企業，規模小、人力吃緊，會計跟出納都是同一個人，這不是違反「管錢不管帳」的天條嗎？為什麼還是可以做這樣的安排？因為在內控制度的設計上，這些公司有其他監督機制來控管上面例子的風險。例如：
- 主管確實覆核支付文件
- 所有付款皆須使用支票或填寫銀行匯款單
- 用印支票或匯款單之大小章由其他同事保管
- 指派第三人針對現金餘額及帳上餘額之差異做說明，以檢查否有未入帳或異常的狀況
- 定期內稽抽核交易以核對其核准交易軌跡、收據或發票、銀行對帳單及傳票紀錄是否正確。
上述措施的用意，就是不讓美女會計自始至終地完成一筆交易，所以即使管錢又管帳，也不易有重大的錯誤或舞弊。
你一定也聽說過很多有使用財務系統的公司，是由出納付款又編製付款傳票，為什麼他們可以，這難道不是出納管錢又管帳嗎？
是因為在系統流程的設計上有其他監督機制降低了舞弊或錯誤的風險。
舉例來說，出納會在財務系統上選定欲付款的供應商，因為財務系統已設定好匯款帳號等資料，出納只要輸入金額及款項說明後，財務系統會直接列印傳票及付款明細，再由出納交給主管覆核。同時，出納再上銀行系統輸入匯款資訊後，銀行系統會通知主管進行匯款核准，主管確認傳票、付款明細與匯款資訊無誤後核准線上匯款。
整個流程中，有哪些點起了控管作用呢？財務系統已設定好匯款帳號降低了匯款給自己或者Key錯帳號的可能；經主管線上核准匯款後，銀行系統方得匯款，降低了人為修改匯款單的可能。
所以到底會計跟出納可不可以同一個人？
當內控制度設計上有將記錄交易跟保管資產的職能分開時（會計跟出納不同人；管錢不管帳），公司控管是最簡單、最有效率的。如果內控制度設計上沒辦法將記錄交易及保管資產的職能分開（會計跟出納同一人；管錢又管帳），那麼至少要有其他監督機制互相制衡，以降低了舞弊或錯誤的風險。
看完文章後，是不是覺得公司現行的狀況跟上面的實例有點像又有點不像？
寄個mail吧！我們分析給您聽。
