工作上一定不陌生「職務代理人」這個用語,但是職務代理人怎麼決定是一門學問,是否有職能衝突、能力是否勝任、輪班制如何代理等,就讓我們來帶你一探究竟吧!
倉管部Andy泡了杯咖啡,邊攪拌邊走回自己的座位,望著窗外灑進來的陽光,覺得星期五的早晨真是愜意,忽然一陣腳步聲響
「Andy!你有沒有B3庫房的鑰匙?」
「沒有耶,David今天請假,他才有庫房的鑰匙」
「完了啦!樓下機台壞了現在產線都停住,修理的零件都放在B3庫房耶!」
「..................」
「啊~~~~~~~」
有些人可能對於上述的故事並不陌生,而這只是其中一個職務代理不完善的例子,客戶訂單處理情形、採購追蹤狀況、公文簽核進度、客訴處理結果等等,都有需要在人員休假時,由代理人協助處理。
大部分的公司都知道代理人的重要性,也都有安排代理人,但你知道代理人要怎麼選擇嗎?
公司A的財會部有3個人,一位會計專員,一位出納專員,以及一位財會經理,出納休假時,誰應該是他的職務代理人?財會經理休假時,誰應該是他的職務代理人呢?
如果公司A的財會經理負責保管公司銀行往來的印鑑大章,總經理負責保管銀行往來的印鑑小章,那財會經理休假時的職務代理人選擇有可能變動嗎?
(什麼?大小章是什麼?請參考這篇文章:大章小章是什麼?為什麼要分開管理?)
職務代理原則一:職能衝突職位不能代理
有些工作應該由不同人來執行,以避免舞弊或錯誤的風險,這就是所謂的職能分工(Segregation of Duties,簡稱SoD),而這些工作放在同一個人身上就是所謂的職能衝突,一般公司的職能衝突職位其實滿單純的,會計跟出納不要同一人、大小章保管人不要同一人、交易的執行與授權不要同一人等等,這不只是安排各人員工作時要注意,在安排職務代理人也要注意,舉例來說,會計的職務代理人最好不要是出納。
(若有職能衝突會怎樣?請參考這篇文章:個案研究_人資偷印章盜領薪資)
職務代理原則二:核決職能由同級代理或上級代理
常看到公司把人員的工作分為兩類,一類是核決類,一類是例行工作類。
以業務部門的主管為例好了,核決類的工作包含要不要花20萬買個CRM系統、特殊放行某筆訂單等等,而業務主管可能本身也有負責一些客戶,所以像是跟客戶聯繫、接訂單、處理客訴等等,都算是業務主管的例行性工作。
而這其中,例行性工作需要對這個部門的業務較為熟悉,通常都由同部門人員代理,職位高低倒是次要的考量,只要可以把事情處理好就好了;但核決類就未必了,當初會讓這個主管有核決的權力,就是因為職級夠高或有足夠的判斷能力,如果由下屬代理,恐怕喪失核決的意義,因此核決職能通常是同級代理或者是上級代理。
職務代理原則三:開始代理跟結束代理都要交接
如果我明天開始要請長假,那我應該今天下班前就要把我的工作跟我的代理人交接,什麼案子做到一半、什麼事情可能會被問、東西放在哪裡等等,看起來很基本,但很多公司都做得不徹底,而這並不是制度的問題,是人的問題,制度總不能寫說什麼東西要交接、什麼不要,什麼要寄Email說明、什麼不用。
通常制度只能這麼寫:「被代理人除特殊情況外,應先行將其負責工作交代清楚並對代理人負業務指導之責。」但具體要怎麼執行,就要靠主管多多督導了。
而另一個容易被忽略的,就是結束代理時要交接,我把案子處理得怎麼樣呀、我用印了多少文件等等
實例演練
那運用我們剛剛學到的那幾個原則,前面遇到的那個問題要怎麼解決呢?
公司A的財會部有3個人,一位會計專員,一位出納專員,以及一位財會經理,出納休假時,誰應該是他的職務代理人?財會經理休假時,誰應該是他的職務代理人呢?
出納休假時,只有會計或其主管可能對他的業務熟悉,所以應該由這兩位的其中一位做他的代理人,但其實這兩個選擇都有職能衝突的問題。
- 會計跟出納不能同一人的職能衝突
- 出納支付款項時,需要主管核准,所以是執行與授權不能是同一人的職能衝突
那怎麼辦?沒錯,只能選擇影響較輕的,即使會計跟出納同一人,現金收支還是會經過主管核准,所以職能衝突的風險較低,因此,出納專員的職務代理人應該是會計專員。
財會經理休假時,核決的職能應該由同級或上級人員代理,考量到業務的熟悉程度,交給總經理代理應該較為恰當(假設財會經理再上一階的主管就是總經理),而其例行作業,例如說編製報表、準備開會資料等等,就交給會計代理。有些工作像是覆核傳票,比較沒有時間壓力,可以等到財會經理回來後再處理。
如果公司A的財會經理負責保管公司銀行往來的印鑑大章,總經理負責保管銀行往來的印鑑小章,那財會經理休假時的職務代理人選擇有可能變動嗎?
核決的工作一樣可以由總經理代理,可是印鑑大章可交由會計或出納保管,也就是說,財會經理的工作,可以依性質、內容分別指定不同的代理人。
下面來談一下職務代理的2種生效方式
1、建立職務代理清冊
事先決定大家的職務代理人是誰,接著建立一本清冊(E化程度較高的公司,可能與系統整合在一起了),今天該人員缺席時,直接依照職務代理清冊找到代理人就可以了,而通常因為剛剛所說的職能衝突問題,或者是代理人也可能請假,所以會有第一代理跟第二代理。
▲職務代理清冊範例
也有的公司,顧慮到公司員工人數太多,常有人員新進離職、職務代理人變更,會使職務代理人清冊無法保持準確,而規範一定層級的主管才要建立職務代理人清冊。
2、請假、受訓時指定代理人
有的公司是在人員請假、外出受訓時才指定代理人,代理人資訊會填寫在請假單、外出受訓單等等,若相關表單已經E化,可以結合系統發信通知代理人。
而這樣做的好處,是可以機動因應被代理人當時的工作,來決定代理人是誰,更為準確也更為直觀。壞處就是人員臨時不在崗位時(公出、開會等等),沒有人可以處理相關業務。
輪班制也有職務代理的需求!?
輪班制員工的職務代理,要特別注意些什麼呢?
舉例來說,24小時不休息的飯店業,他會有牙刷牙膏、毛巾浴巾等備品庫存,各班都可能需要去取用,如果這些庫存想採封閉式庫存管理,也就是「庫房要上鎖,使用時要拿鑰匙開鎖,指定庫存管理人負責庫存的正確性」。
那庫存管理人不在的其他班要怎麼辦?他在各班都要有個職務代理人,負責掌管鑰匙。
如果他自己當班時請假,或各班的代理人請假怎麼辦?那每班又都要有第二代理人。
簡單一個職務的代理,在三班制的輪班下,就會產生5個代理人,其實庫存管理的意義也就不大了,畢竟可進出的人員太多,很難以管理,此時可能要尋求替代的解決方案,例如說設置一個已扣庫存區域,將頻繁取用的項目先領出放在那邊,供當班同仁有需求時領用,兼顧大部分庫存的管理以及便利性。
所以輪班制的職務代理要注意2件事:
- 主要職能在各班都要有,在班內要有代理人-例如說每班都要有個主管,主管請假時要有一個代理人處理客訴、覆核訂單等工作
- 沒有代理人的職務要說明清楚-例如說某主管負責處理離職程序,就規定大家要配合那位主管的時間跑離職程序,避免相關流程變得繁複