工作上一定不陌生「職務代理人」這個用語，但是職務代理人怎麼決定是一門學問，是否有職能衝突、能力是否勝任、輪班制如何代理等，就讓我們來帶你一探究竟吧！
倉管部Andy泡了杯咖啡，邊攪拌邊走回自己的座位，望著窗外灑進來的陽光，覺得星期五的早晨真是愜意，忽然一陣腳步聲響
「Andy！你有沒有B3庫房的鑰匙？」
「沒有耶，David今天請假，他才有庫房的鑰匙」
「完了啦！樓下機台壞了現在產線都停住，修理的零件都放在B3庫房耶！」
「..................」
「啊~~~~~~~」
有些人可能對於上述的故事並不陌生，而這只是其中一個職務代理不完善的例子，客戶訂單處理情形、採購追蹤狀況、公文簽核進度、客訴處理結果等等，都有需要在人員休假時，由代理人協助處理。
大部分的公司都知道代理人的重要性，也都有安排代理人，但你知道代理人要怎麼選擇嗎？
公司A的財會部有3個人，一位會計專員，一位出納專員，以及一位財會經理，出納休假時，誰應該是他的職務代理人？財會經理休假時，誰應該是他的職務代理人呢？
如果公司A的財會經理負責保管公司銀行往來的印鑑大章，總經理負責保管銀行往來的印鑑小章，那財會經理休假時的職務代理人選擇有可能變動嗎？
（什麼？大小章是什麼？請參考這篇文章：大章小章是什麼？為什麼要分開管理？）
職務代理原則一：職能衝突職位不能代理
有些工作應該由不同人來執行，以避免舞弊或錯誤的風險，這就是所謂的職能分工（Segregation of Duties，簡稱SoD），而這些工作放在同一個人身上就是所謂的職能衝突，一般公司的職能衝突職位其實滿單純的，會計跟出納不要同一人、大小章保管人不要同一人、交易的執行與授權不要同一人等等，這不只是安排各人員工作時要注意，在安排職務代理人也要注意，舉例來說，會計的職務代理人最好不要是出納。
（若有職能衝突會怎樣？請參考這篇文章：個案研究_人資偷印章盜領薪資）
職務代理原則二：核決職能由同級代理或上級代理
常看到公司把人員的工作分為兩類，一類是核決類，一類是例行工作類。
以業務部門的主管為例好了，核決類的工作包含要不要花20萬買個CRM系統、特殊放行某筆訂單等等，而業務主管可能本身也有負責一些客戶，所以像是跟客戶聯繫、接訂單、處理客訴等等，都算是業務主管的例行性工作。
而這其中，例行性工作需要對這個部門的業務較為熟悉，通常都由同部門人員代理，職位高低倒是次要的考量，只要可以把事情處理好就好了；但核決類就未必了，當初會讓這個主管有核決的權力，就是因為職級夠高或有足夠的判斷能力，如果由下屬代理，恐怕喪失核決的意義，因此核決職能通常是同級代理或者是上級代理。
職務代理原則三：開始代理跟結束代理都要交接
如果我明天開始要請長假，那我應該今天下班前就要把我的工作跟我的代理人交接，什麼案子做到一半、什麼事情可能會被問、東西放在哪裡等等，看起來很基本，但很多公司都做得不徹底，而這並不是制度的問題，是人的問題，制度總不能寫說什麼東西要交接、什麼不要，什麼要寄Email說明、什麼不用。
通常制度只能這麼寫：「被代理人除特殊情況外，應先行將其負責工作交代清楚並對代理人負業務指導之責。」但具體要怎麼執行，就要靠主管多多督導了。
而另一個容易被忽略的，就是結束代理時要交接，我把案子處理得怎麼樣呀、我用印了多少文件等等
實例演練
那運用我們剛剛學到的那幾個原則，前面遇到的那個問題要怎麼解決呢？
公司A的財會部有3個人，一位會計專員，一位出納專員，以及一位財會經理，出納休假時，誰應該是他的職務代理人？財會經理休假時，誰應該是他的職務代理人呢？
出納休假時，只有會計或其主管可能對他的業務熟悉，所以應該由這兩位的其中一位做他的代理人，但其實這兩個選擇都有職能衝突的問題。
- 會計跟出納不能同一人的職能衝突
- 出納支付款項時，需要主管核准，所以是執行與授權不能是同一人的職能衝突
那怎麼辦？沒錯，只能選擇影響較輕的，即使會計跟出納同一人，現金收支還是會經過主管核准，所以職能衝突的風險較低，因此，出納專員的職務代理人應該是會計專員。
財會經理休假時，核決的職能應該由同級或上級人員代理，考量到業務的熟悉程度，交給總經理代理應該較為恰當（假設財會經理再上一階的主管就是總經理），而其例行作業，例如說編製報表、準備開會資料等等，就交給會計代理。有些工作像是覆核傳票，比較沒有時間壓力，可以等到財會經理回來後再處理。
如果公司A的財會經理負責保管公司銀行往來的印鑑大章，總經理負責保管銀行往來的印鑑小章，那財會經理休假時的職務代理人選擇有可能變動嗎？
核決的工作一樣可以由總經理代理，可是印鑑大章可交由會計或出納保管，也就是說，財會經理的工作，可以依性質、內容分別指定不同的代理人。
下面來談一下職務代理的2種生效方式
1、建立職務代理清冊
事先決定大家的職務代理人是誰，接著建立一本清冊（E化程度較高的公司，可能與系統整合在一起了），今天該人員缺席時，直接依照職務代理清冊找到代理人就可以了，而通常因為剛剛所說的職能衝突問題，或者是代理人也可能請假，所以會有第一代理跟第二代理。
▲職務代理清冊範例
也有的公司，顧慮到公司員工人數太多，常有人員新進離職、職務代理人變更，會使職務代理人清冊無法保持準確，而規範一定層級的主管才要建立職務代理人清冊。
2、請假、受訓時指定代理人
有的公司是在人員請假、外出受訓時才指定代理人，代理人資訊會填寫在請假單、外出受訓單等等，若相關表單已經E化，可以結合系統發信通知代理人。
而這樣做的好處，是可以機動因應被代理人當時的工作，來決定代理人是誰，更為準確也更為直觀。壞處就是人員臨時不在崗位時（公出、開會等等），沒有人可以處理相關業務。
輪班制也有職務代理的需求！？
輪班制員工的職務代理，要特別注意些什麼呢？
舉例來說，24小時不休息的飯店業，他會有牙刷牙膏、毛巾浴巾等備品庫存，各班都可能需要去取用，如果這些庫存想採封閉式庫存管理，也就是「庫房要上鎖，使用時要拿鑰匙開鎖，指定庫存管理人負責庫存的正確性」。
那庫存管理人不在的其他班要怎麼辦？他在各班都要有個職務代理人，負責掌管鑰匙。
如果他自己當班時請假，或各班的代理人請假怎麼辦？那每班又都要有第二代理人。
簡單一個職務的代理，在三班制的輪班下，就會產生5個代理人，其實庫存管理的意義也就不大了，畢竟可進出的人員太多，很難以管理，此時可能要尋求替代的解決方案，例如說設置一個已扣庫存區域，將頻繁取用的項目先領出放在那邊，供當班同仁有需求時領用，兼顧大部分庫存的管理以及便利性。
所以輪班制的職務代理要注意2件事：
- 主要職能在各班都要有，在班內要有代理人－例如說每班都要有個主管，主管請假時要有一個代理人處理客訴、覆核訂單等工作
- 沒有代理人的職務要說明清楚－例如說某主管負責處理離職程序，就規定大家要配合那位主管的時間跑離職程序，避免相關流程變得繁複
