你知道連蛋糕都會被偷去賣嗎?

Do You Know Even Cakes Could Be Stolen For Resold?

· 內控制度

第一次吃到Lady M的蛋糕是在香港,我跟某位在金融業的朋友相約去香港三天兩夜,這期間的行程除了吃還是吃(沒辦法,香港的東西真的好好吃),當時正在維多利亞港亂晃,忽然我那饕客朋友看到Lady M的招牌,「欸,這裡有Lady M耶」,我們就這樣走進去了。

第一印象,莫過於最適合貴婦聚餐的高級裝潢,以及那也很匹配貴婦的高單價,接下來拿到那一片蛋糕,這就是千層蛋糕嗎!?一口咬下去,細緻蛋皮、鮮奶油及焦糖的組合,口感及味道都絕佳,不囉唆直接上圖!

Lady M蛋糕Menu(取自官網)

(圖片取自Lady M官網)

但你知道嗎?Lady M的蛋糕曾被員工偷走拿去賣喔!

根據New York Times蘋果的報導,David Lliviganay是紐約Lady M的送貨司機,他利用可進出公司倉庫的職務之便,從2018年11月就開始偷蛋糕,直到2019年2月被公司開除,共36次進出倉庫偷竊,而且經過事後追查,共偷竊蛋糕1,020個,總價值高達USD 89,250(約莫 270 萬台幣)

整起事件之所以會被發現,不是David Lliviganay在偷竊過程中被逮個正著,是公司發現市面上有未經核准的賣家在折價銷售Lady M的蛋糕。而公司掌握的證據包含:

  1. 錄影機的影像,而且還有錄到David Lliviganay把蛋糕放在購物車,再推至自己的車上
  2. 在蛋糕遭竊的時間點,公司的WiFi都有David Lliviganay的登入紀錄

所以...為什麼Lady M會發生這種不可置信的蛋糕遭竊事故呢?(尤其數量、金額還不小)

1.倉庫太容易進出了

身為一個送貨人員就可以隨意地進出倉庫,恐怕是最顯而易見的缺失了。

存貨管理好的公司,通常都會有倉管這個角色,負責掌管庫存的進進出出。無論是要領料、退貨、出貨、借用,都要由需求方(產線物料組、研發部、生技部、司機等)跟倉管雙方確認簽名後,才可以做庫存的異動,而庫存短少的責任也是放在倉管身上,讓倉管嚴格做好把關。

舉例來說,今天生產線正在製作手機機殼,其生產所需的螺絲快要用完了,產線編制的物料組人員,就會進系統建立一張領料單並印出來,請主管簽名確認真的要領2包螺絲,接著物料人員就會憑著這張領料單去到物料倉庫,請倉管拿2包螺絲給他,雙方對點數量無誤,留下一聯給倉管,另一聯物料人員自己收著留存,倉管再於系統將這張領料單過帳(也就是系統實際扣庫存的時點),完成整個庫存異動的作業。

內控最有效的手法叫做權責劃分,將一個流程劃分為不同人員完成,就可以降低錯誤或舞弊的機率,而將領料的工作,拆分為數人才可完成,正是符合這樣的精神。

過去也曾遇過一些案例跟我反應公司難以設置倉管人員,像是餐飲業的廚師。

他認為要開個冰箱拿把青菜、打開櫃子拿些佐料,就有個人來跟你對點數量根本就辦不到。我後來建議他,何不設置大倉庫及小倉庫,今天公司進貨都先入到大倉庫去,每天兩個時段由廚師跟倉管領料到小倉庫,進到小倉庫後就不管理庫存了,如此一來,就兼顧了庫存的管理,以及運作的效率。當然這後面還必須搭配領用數量的合理性分析,只是因為餐飲業的領用跟生產難以一一對應,所以分析上會比一批一批生產的製造業還要困難許多而已。

也曾有一些公司,跟我反應人力成本精簡,無法設置一個倉管人員。

讓某個人員兼任倉管,有領料需求時都找上他,也不失為一個變通的作法。像是飯店業,往往都會由櫃檯的某一個人員擔任倉管,協助庫存的管理。

2.存貨盤點及檢討可能未落實

為什麼要做存貨盤點,在這個案子就得到了完美的驗證。

存貨盤點的意思是,實際去現場清點存貨的數量,並將結果與某個時間點的存貨庫存紀錄比較,來確認存貨是否有多出或短缺(也就是盤盈虧),藉此了解存貨的管理狀況,這邊所說的管理狀況涵蓋很廣,不只第一個會想到的存貨竊取或遺失,也包含了BOM表損耗率估計過高、領退料流程不確實、未做好5S管理常常從工廠內找到存貨等等。

具體的盤點可能像是怎樣呢?倉管部門從系統印出7/31的存貨盤點表,各個倉管員各自去盤點負責的區域,盤點時將盤點結果寫在盤點表上並簽名負責,接著請出倉管部的主管來複盤,確認相關盤點數量無誤後也是在盤點表上簽名;若更嚴謹一點,會計單位也會派員來抽盤。

盤點有差異的會進一步去了解及釐清,如果真的確認是盤盈虧,會填寫表單取得相關主管的核准,然後再交由會計調整帳務(通常有盤虧就有人要被扣考績了)。

也就是說,如果有人偷竊存貨,定期盤點時就會發現存貨數量有短少,而Lady M一直沒發現蛋糕遭竊,很有可能就是盤點未落實............嗎?

讓我們再挖深一點。

報導中可以看出一些蛛絲馬跡,「而且經過事後追查,共偷竊蛋糕1,020個,總價值高達USD 89,250」,Lady M竟然可以算出精確偷竊的數量以及價值!?單純觀看監視器畫面,能看得出那個人的臉是誰就算不錯了,我想應該不可能看得出他偷了什麼蛋糕(蛋糕的單價不盡相同,所以公司要能算出總價值,一定是知道確切偷了那些蛋糕),所以Lady M應該是從他系統的資料可以看得出來短少的蛋糕,整個偷竊期間橫跨3個月,也不會是整個事件結束後去盤點去了解短少的蛋糕,畢竟期間這麼長,怎麼能夠佐證短少的蛋糕一定就是David Lliviganay。

經過我的一番推論(推個眼鏡),我認為Lady M有定期做盤點,而且有發現盤虧(也就是蛋糕有少),但是當時沒有很認真去細究或檢討,直到發現員工偷竊蛋糕,再回過頭統計這些盤虧的品項及數量,而得出最後的結論:共偷竊蛋糕1,020個,總價值高達USD 89,250。

至於為什麼盤虧沒有很認真去細究或檢討呢?不要笑,不只是他,很多公司也是沒有認真的去細究跟檢討。

公司存貨品項、數量眾多,很可能搬運的過程就滾了一個瓶子到機台底下,弄丟一些而產生盤虧,在很多公司都會發生。因為太常態了,公司就自然而然的視為常態不去檢討或找出原因。

Lady M也很容易有蛋糕在搬運的過程中砸了、被老鼠偷吃掉了的這種盤虧情形,可能就把員工的偷竊行為給掩埋起來,讓他難以被發現。

內控有時也要權衡效率,要找出盤盈虧的原因勢必會耗費員工的時間,很難說每一個盤盈虧差異都要找出來就是好的管控方式,只是我們的經驗,上市櫃公司在盤盈虧的嚴謹程度遠比非上市櫃公司高,而盤盈虧數量相較之下也非常低,就提供做為參考囉~

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